Dicas para realizar reuniões produtivas

Todo gestor se vê às voltas com esta indagação: como fazer reuniões produtivas, que realmente funcionem e tragam resultados? Isso porque, além de resolver pouca coisa, as reuniões improdutivas deixam um gosto frustrante de perda de tempo, de estar envolvido em algum grau de incompetência. E essa sensação pode espalhar-se pela equipe e ser muito nociva.

Uma reunião ativa, que movimente o tema, preparando os integrantes da equipe para avanços no desenvolvimento do trabalho e na solução dos problemas é o objetivo a ser alcançado.

Usar o tempo destinado à reunião de maneira efetiva entusiasma a equipe pelo tema e ainda constrói autoestima e admiração de uns pelos outros. As pessoas se sentem parte de algo maior que a rotina diária.

Vamos ver então alguns itens fundamentais para conseguir reuniões mais eficazes e que favoreçam a percepção de que há uma boa gestão do tempo na empresa.

 

  1. O líder dá o tom

Se você é o líder da reunião, saiba que é o facilitador, que tem a responsabilidade de dar um tom positivo e produtivo e promover uma interação saudável entre os participantes.

Para tanto, prepare-se para a reunião. Isto é: tenha os objetivos muito bem definidos e revise-os pouco antes, bem como os resultados esperados e a agenda.

  1. Prepare os participantes

Não tem como fazer uma reunião produtiva sem a preparação dos participantes.

Para isso, use a tática do pré-trabalho. Dias antes da reunião foque os integrantes da equipe no assunto.

  1. Use os itens do pré-trabalho na reunião

Durante a reunião, vá utilizando os itens do pré-trabalho como um fio condutor. Se alguém entrar por outros assuntos, gentilmente, mas com firmeza, conduza o grupo de volta ao foco. E faça com que cada item esteja construído e consolidado antes de passar para o próximo.

  1. Envolva os participantes

Cada equipe de trabalho tem vários tipos de personalidades presentes nas reuniões. Assim, existem colegas de trabalho tranquilos, apressados, que tentam dominar cada assunto para impor-se aos demais, retraídos que só escutam e não falam e outros tipos.

Quer saber como fazer uma reunião produtiva, apesar de tantas diferenças?

  • Acalme os apressados e dominadores;
  • Faça perguntas aos mais tímidos e introspectivos;
  • Coordene o espaço e tempo de cada um;
  • Anote o que vai sendo dito resumidamente.

Assim, você terá um resumo da reunião para cobrar encaminhamentos e os participantes terão mais responsabilidade com os compromissos que fazem.

  1. Pontue a reunião com itens de ação

Agir em função do que for produzido na reunião é o objetivo. Para conseguir isso da equipe, pontue a reunião com itens de ação específica.

Nomeie a ação e defina muito bem o nome da pessoa que se comprometeu a realizar aquele item. Coloque uma data para a consecução do item e explicite verbalmente o que constitui a conclusão do item da ação, fazendo uma espécie de acordo com o responsável.

  1. Discuta cenários e barreiras

Enquanto a reunião se desenvolve, provoque ou acolha, se alguém manifestar, a visualização dos cenários na rotina do dia a dia, as barreiras que podem ser enfrentadas para que os membros da equipe alcancem os resultados de cada item.

Trate as barreiras como coisa natural. E sugira soluções: comprometa-se com encaminhamentos que são de sua responsabilidade e deixe o caminho aberto para auxiliar se a equipe precisar.

Não tem como fazer uma reunião produtiva sem mostrar comprometimento.

  1. Defina a data da reunião seguinte

É importante sinalizar a data da próxima reunião ou, pelo menos, aproximadamente.

Assim os membros da equipe sabem que, até lá, deverão ter feito alguns avanços e agirão nesse sentido.

Nas conversas de rotina, faça referências à próxima reunião, valorize a participação de cada um individualmente e comente o quanto achou a última reunião produtiva.

Após essas dicas, certamente você deve ter entendido melhor como realizar reuniões produtivas e evitar o desperdício de recursos!

 

Compartilhe

Compartilhar no facebook
Facebook
Compartilhar no whatsapp
WhatsApp
Compartilhar no twitter
Twitter
Compartilhar no linkedin
LinkedIn
Compartilhar no pinterest
Pinterest

© 2018 Akasa do Açaí – Todos os direitos reservados.

Contato

  • contato@akasadoacai.com.br
  • (35) 4141-5803
  • Rua São Paulo, 56, sala 35, Centro, Poços de Caldas/MG

Inscreva-se

Receba nossas últimas notícias e nosso plano de franquia.